Mit diesen Anwendungen verwalte ich meine Firma mit geringem Aufwand und Kosten

Das digitale Büro

Hinter spacehace.com steht die Firma achtbit GmbH. Darüber laufen alle Umsätze und die Verrechnung der Einnahmen und Ausgaben sowie Steuern. Damit meine Firma so wenig wie möglich Aufwand in der Verwaltung macht, setze ich gezielt Anwendungen ein, die Aufgaben automatisieren und zeitraubende Arbeit vermeidet. Meine Firma soll sich von überall aus zu jeder Uhrzeit und unabhängig vom Endgerät aus steuern und verwalten lassen. Bei der Auswahl der Anwendungen sind vier Dinge für mich wichtig:

  • Unabhängig vom Betriebssystem
  • Cloud-basiert
  • App-Unterstützung
  • Kein Papier

Damit arbeitet mein Unternehmen zu 100% remote und unabhängig von jedem Ort. Die Verwaltung erfolgt unabhängig von jedem Endgerät. Ein Ausfall der Hardware hat keine Konsequenz.

Ziel ist es, jeden nur erdenklichen Prozess digital zu halten. Papier soll möglichst nicht notwendig sein. Dokumente sollen immer verfügbar sein und nicht auf einem Endgerät lokal gespeichert werden.

Software-Tipps für kleine- und mittelständische Unternehmen

Mein Unternehmen benötigt für den operativen Ablauf vier einfache Dinge:

  • Ein Konto
  • E-Mail und Office
  • Eine Buchhaltung
  • Eine Website

Für die Steuerung meiner Firma setze ich deshalb folgende Produkte ein. Das mag nicht für jeden passen. Aber gerade für kleinere Unternehmen oder Firmen während der Gründungs- und Wachstumsphase funktionieren diese Produkte sehr gut.

Das Firmen-Konto

Penta Konto
Penta Konto (Bild: Screenshot).

Bewusst habe ich mich gegen ein Konto bei einer großen deutschen Geschäftsbank oder einer lokalen Volksbank oder Sparkasse entschieden. Wieso? Die etablierten Banken verlangen viel zu hohe Kontoführungsgebühren. Die Funktionen sind zu gering und die Apps und das Online-Banking absolut angestaubt.

Meine Bank: Penta*

Die Penta Fintech GmbH bietet Geschäftskonten ab 9 Euro netto an. Die Kundengelder liegen bei der Solaris Bank und sind über die Einlagensicherung bis 100.000 Euro gesichert. Das Penta Konto ist ein Online-Konto mit super intuitiver App und Online-Banking. Vorteile:

  • GmbH Konto möglich
  • Konto ist in 48 Stunden eröffnet
  • VISA Debitkarte
  • Deutsche IBAN
  • Buchhaltungsintegration möglich
  • MT940-Auszug als Datenexport einfach möglich

Das Konto läuft ohne Probleme. Es gibt Apps für iOS und Android und ein Online-Banking im Browser. Der Kundenservice reagiert sehr schnell via E-Mail. Unnötiges Warten in einer Hotline ist nicht notwendig. Umsätze lassen sich bequem kategorisieren und mit Rechnungen für die Buchhaltung ergänzen. Dem Steuerberater kann zusätzlich ein Zugang zum Konto eingerichtet werden.

Die Penta-App informiert via Push und optional via E-Mail über neue Buchungen. Somit bin ich immer informiert, was auf meinem Geschäftskonto passiert.

E-Mail und Office

Google Workspace Gmail
Google Workspace Gmail (Bild: Screenshot).

E-Mail und Office werden oft als zwei getrennte Punkte betrachtet. Ich sehe E-Mail und Office bewusst als einen Punkt und als Lösung von einem Anbieter. E-Mail und Office sollte aus einer Hand kommen, damit alle Produkte harmonisch zusammen arbeiten. Nur wenn das Schreiben von E-Mails, Erstellen von Briefe oder die Tabellenkalkulation von einem Hersteller kommen, funktioniert der Wechsel zwischen den Produkten und die Zusammenarbeit.

Meine Office: Google Workspace*

Google Workspace ist günstiger als Microsoft Office und bringt alles Notwendige mit. Ein E-Mail System über meine Domain. Kalender, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Meet, Formulare und vieles vieles mehr. Für kleine Unternehmen reicht zu Beginn Google Workspace als Business Starter für 6 US-Dollar im Monat.

Schreibe mich an, dann stelle ich dir einen 10% Gutschein für dein erstes Jahr bei Google Workspace zur Verfügung.

Du benötigst Hilfe bei der Einrichtung von Google Workspace für deine Domain? Gerne helfe ich dir dabei. Melde dich einfach bei mir.

Die Buchhaltung

Buchaltung mit sevDesk
Buchaltung mit sevDesk (Bild: Screenshot).

Für die Buchaltung nutze ich sevDesk im 24-Monats-Abo. Bei sevDesk habe ich das Abo für „Buchhaltung“ gebucht. Dieses kostet mich aktuell 14,47 Euro im Monat. Allerdings: sevDesk rechnet 24-Monate mit einer Abbuchung am Stück ab. Mit dem Packet „Buchhaltung“ erledige ich die für mich wichtigsten Aufgaben mit wenigen Klicks:

  • Angebote und Rechnungen
  • Digitale Belegverwaltung
  • USt-Voranmeldung
  • EÜR & GuV

Der Clou: Mein Konto bei Penta bietet einen Zugang zu sevDesk an. Die Umsätze werden darüber in sevDesk importiert. Die Belege der Ausgaben und Einnahmen werden den Umsätzen zum Konto zugewiesen. Die gezahlte und erhaltene Umsatzsteuer wird ermittelt. Am Quartalsende erstellt sevDesk mit einem Knopfdruck eine USt-Voranmeldung beim Finanzamt. Da jeder Beleg in der Buchhaltung erfasst werden muss, ist die USt-Voranmeldung anschließend ein Klacks.

Meine Buchhaltung: sevDesk

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware zur Rechnungsverwaltung, Buchführung und Warenwirtschaftsverwaltung. Kernkompetenzen des Rechnungsprogramms sind das Erstellen von Rechnung, die Zahlungsüberwachung und das Erfassen von Belegen. sevDesk ist eine deutsche Firma mit Sitz in Offenburg.

Meine Buchhaltung funktioniert vollständig papierlos. Angebote werden aus sevDesk als PDF erstellt und verschickt. Rechnungen erhalte ich in der Regel als PDF. Die wenigen Rechnungen, die mich in Papierform erreichen, beispielsweise eine Rechnung vom Notar, werden eingescannt und digital in sevDesk verwaltet.

Website

all-inkl.com
all-inkl.com als Webhoster (Bild: Screenshot).

Der Webspace ist bei All-Inkl.com* gebucht. Die Firma mit Sitz in Friedersdorf bietet sehr faire und stabile Preise sowie gute Leistung an. Der Support ist abartig schnell und stets freundlich. Der Funktionsumfang im Vergleich mit anderen Webhostern ist besser.

Meine Hoster: All-Inkl.com* wenn du dich um alles selbst kümmern möchtest.

Du möchtest eine eigene Website aber Support und Unterstützung beim Aufbau? Dann frage mich am besten über die achtbit GmbH an. Vom Hosting über das Setup deiner Website bis zum digitalen Arbeitsplatz unterstützen wir junge Firmen und Mittelstandskunden.

Was kostet der digitale Arbeitsplatz?

Jeden Monat bezahle ich

  • 10,71 Euro für das Penta-Konto
  • 9,95 Euro für den Webspace
  • 5,20 Euro für Google Workspace
  • 14,47 Euro für sevDesk

Das sind 40,33 Euro pro Monat für mein digitales Büro. Ein digitales Büro, auf das ich von überall aus Zugriff habe, unabhängig von Ort und Zeit. Internet vorausgesetzt. sevDesk rechnet die 24-Monate als einmalige Zahlung ab.

Diese 40,33 Euro im Monat

  • machen mich unabhängig von einem Büro
  • erlauben mir die Buchhaltung selbst zu machen
  • ermöglichen die Kommunikation mit Kunden von überall
  • reduzieren Verwaltungsaufwand

Wie verwaltet ihr euer Unternehmen? Bei Fragen schreibt mir gerne einen Kommentar oder meldet euch über das Kontakt-Formular.

Mit diesen Anwendungen verwalte ich meine Firma mit geringem Aufwand und Kosten

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